Berechnen Sie die Recruitingkosten Ihrer Auszubildenden? Falls nicht, sind Sie in guter Gesellschaft.

Nach einer Umfrage in einer Diplomarbeit bei Younect wissen 84,6 % der Personalverantwortlichen nicht, was sie die Rekrutierung eines einzelnen Auszubildenden kostet. Dieses Ergebnis hat mich doch mehr als verwundert. Betreiben denn so viele Unternehmen kein Ausbildungscontrolling?

Wie dem auch sei. Ich habe dies zum Anlass genommen, Ihnen ein paar Tipps zur Berechnung der Recruitingkosten zu geben.

Grundsätzlich gehören zum Recruiting-Prozess sowohl die Personalbeschaffung (Ausbildungsmarketing) als auch die Personalauswahl.

a) Kosten des Ausbildungsmarketings

Die Kosten für alle Ihre Marketingmaßnahmen ((Online-)Anzeigen, Messeauftritte, Flyer etc.) laufen auf der Ausbildungskostenstelle bei den entsprechenden Kostenarten auf. Daher können diese ganz leicht auf dem Kostenstellenblatt abgelesen.

Nur wenn Sie keine eigene Ausbildungskostenstelle haben, wird es etwas schwieriger. Dann müssen Sie hier jede Buchung einzeln durchgehen.

Personalkosten gehen normalerweise nicht mit in diese Berechnung mit ein. Wenn Sie das aber möchten, ist abzuschätzen, welche Personen wie lange (Tage/Stunden) und zu welchem Gehalt mit den Marketingmaßnahmen (vom Messeauftritt über Schulaktionen bis zur Fanpage auf Facebook) beschäftigt waren.

Die nun berechneten Kosten des Ausbildungsmarketings für ein Jahr geteilt durch die Anzahl der eingestellten Auszubildenden zeigen Ihnen die Marketingkosten pro Auszubildenden auf.

b) Kosten für die Azubiauswahl

Das ist grundsätzlich etwas mühsamer, weil Sie zuerst eine Aufstellung aller Kosten, die hier dazu gehören, machen müssen: von den Personalkosten über die Software, evt. Raum- und Bewirtungskosten bis zu den Portokosten. Dies ist je nach Auswahlverfahren sehr unterschiedlich von Betrieb zu Betrieb.

Beispiel: Ein Ausbildungsbetrieb führt Vorstellungsgespräche mit allen in Frage kommenden Bewerbern und hat für die Bewerberadministration eine Teilzeitkraft eingestellt, die eine Bewerbungssoftware nutzt. Es werden Papierbewerbungen angenommen.

Anfallende Kosten in diesem Beispiel:

• Gehalt Teilzeitkraft
• Kosten der Software (Updates, Wartung, Schulung)
• Büromaterial und Portokosten
• Für die Anzahl der Vorstellungsgespräche, die mit Personalleiter und Ausbildungsleiter geführt werden, sind hier noch die Gehaltskosten zu berechnen.
• Evt. weitere anfallende Kosten.

Die hier ermittelten Kosten können Sie wieder durch die Anzahl der Einstellungen teilen und haben damit die Kosten der Azubiauswahl pro Auszubildenden.

Wenn diese Kosten das erste Mal berechnet werden, ist das schon etwas aufwendig. Aber einmal gemacht, tun Sie sich im nächsten Jahr schon viel leichter.

Natürlich sagen diese Kosten noch nichts über die Effizienz Ihres Azubirecruitings aus. Aber es ist ein Anfang für ein Ausbildungscontrolling, welches zu weiteren Entscheidungen führen kann, wie z.B. die Steigerung der Onlinebewerbungen.

Viel Erfolg für Ihr Kostencontrolling in der Ausbildung
wünscht Ihnen
Sabine Bleumortier